2. März 2020
Wahrscheinlich lesen Sie dies, weil Sie wegen einer Veranstaltung, die Sie in naher Zukunft organisieren müssen, gestresst sind. Die Organisation einer Veranstaltung in kurzer Zeit kann eine ziemliche Herausforderung sein, da die Planung einer Veranstaltung im Durchschnitt einige Monate in Anspruch nimmt. Es kann jedoch vorkommen, dass Sie eine geschäftliche Veranstaltung in letzter Minute durchführen müssen, wie beispielsweise eine Produkteinführung, die Eröffnung einer neuen Zentrale oder dass Sie die Veranstaltung einfach vergessen haben. Hier bei Eventic haben wir Erfahrung mit solchen Last-Minute-Situationen. Um Sie zu beruhigen, haben wir uns entschlossen, einige Schritte aufzulisten, die wir gemeinsam unternehmen können, um kurzfristig eine unvergessliche Veranstaltung auf die Beine zu stellen.
Tipp 1 – Konzentrieren Sie sich auf die Körpermitte
Eine kreative Einladung ist toll, und wir sind alle für die perfekte Tischdekoration, aber wir beginnen gerne mit dem Wesentlichen. Normalerweise beginnen wir mit den Grundlagen wie dem Datum, der erwarteten Gästezahl, dem Budget und dem Zeitrahmen. Anschließend gehen wir auf Ihre Catering-Wünsche ein und schließen mit Ihren möglichen AV-Anforderungen ab. Damit haben wir die Grundlagen abgedeckt. Da Eventic sich auf Kreativität in der Unternehmensbranche konzentriert, fügen wir dann den letzten Schliff hinzu, wie Unterhaltung, Dekoration und Blumen. Indem wir uns an diesen Plan halten, stellen wir sicher, keine Zeit zu verschwenden.
Tipp 2 – Definieren Sie Ihre Zielgruppe
Es ist sehr wichtig, die richtige Zielgruppe anzusprechen. Der Aufwand an Energie und Geld, der für die Organisation dieser kurzfristig angesetzten Veranstaltung betrieben wird, ist umsonst, wenn das Publikum nicht zu Ihren strategischen Zielen oder dem eigentlichen Grund für die Veranstaltung passt. Um dies zu gewährleisten, sollten Sie sich noch einmal vor Augen führen, warum Sie diese Veranstaltung organisieren. Wer könnte eingeladen werden, um diese Ziele optimal zu erreichen? Kennen Sie weitere Personen außerhalb der üblichen Gästeliste, die interessant sein könnten? Wir bei Eventic sind fest davon überzeugt, dass Ihre Ziele mit der Veranstaltung im Einklang stehen müssen, und helfen Ihnen daher gerne dabei.
Tipp 3 – Laden Sie Gäste über Ihre sozialen Kanäle ein
Sie oder Ihr Unternehmen haben also beschlossen, eine Veranstaltung für Mitarbeiter oder Kunden zu organisieren, stehen aber etwas unter Zeitdruck? In solchen Situationen kann es sehr hilfreich sein, die Teilnehmer an diese Veranstaltung zu erinnern. Es wäre doch schade, wenn wir alle so hart daran arbeiten würden, nur damit es dann in Vergessenheit gerät. Bleiben Sie also in den sozialen Medien aktiv! Posten Sie Instagram-Stories oder sogar Facebook-Bilder von den Vorbereitungen für die Veranstaltung.
Tipp 4 – Genieße deinen Veranstaltungstag
Dieser letzte Tipp ist sehr wichtig, da unsere Kunden oft vergessen, die Veranstaltung zu genießen. Veranstaltungen bieten eine großartige Gelegenheit, Kontakte zu knüpfen und sich gelegentlich ein wenig zu entspannen. Unsere Aufgabe ist es, Ihre Veranstaltung zu organisieren. Auch wenn wir vielleicht nicht viel Zeit für die Vorbereitung haben, heißt das nicht, dass wir unvorbereitet sind. Wir empfehlen Ihnen daher dringend, sich zu entspannen und Ihre Veranstaltung zu genießen.
Also: Bleiben Sie ruhig, machen Sie sich keinen Stress und raufen Sie sich nicht die Haare. Wenn Sie diese Schritte befolgen, wird bei Ihnen und Ihrer Veranstaltung alles bestens laufen. Wenn Sie mit Eventic zusammenarbeiten, vertrauen Sie auf unsere Professionalität – dann wird Ihre Veranstaltung zu einem unvergesslichen Erlebnis, über das Ihre Gäste noch Jahre später sprechen werden. Wir hoffen, dass wir Sie mit unseren Tipps zur Organisation einer Veranstaltung in kurzer Zeit etwas beruhigen konnten.
