28 juni 2019
Het plannen en beheren van evenementen vergt veel intensief denkwerk en communicatie, zowel met de organisatoren als met de deelnemers. Te veel druk kan ervoor zorgen dat je de motivatie verliest om je taken effectief uit te voeren. In dit tijdperk van geavanceerde technologische uitvindingen en innovaties zijn er apps voor evenementenbeheer die je werk vereenvoudigen. Ze verminderen zo de druk en de tijd die het plannen van een evenement met zich meebrengt. Dit komt de kwaliteit van je dienstverlening en het soepele verloop van evenementen ten goede.
Hieronder vind je een aantal van de beste apps voor evenementenbeheer die je als evenementenmanager zou kunnen overwegen.
Zakagenda
Met deze alles-in-één app voor evenementenbeheer kunnen medewerkers bijdragen aan de budgetcontrole en het beheer van bijeenkomsten. U hoeft alleen maar het aantal deelnemers voor uw evenement in te voeren en de app doet de rest. Zodra u het aantal deelnemers heeft ingevoerd, wordt alles wat u nodig heeft – van catering tot personeel – automatisch gegenereerd. De Pocket Planner-app maakt het ook mogelijk om de communicatie tussen alle betrokkenen te stroomlijnen. U kunt contact houden met deelnemers en een betere ervaring voor iedereen creëren, inclusief een VIP-behandeling.
De app is gekoppeld aan de website van de Convention Industry Council, zodat je eenvoudig toegang hebt tot de CIC-handleiding met best practices voor evenementen. Als evenementmanager kun je ervoor kiezen om de vooraf ingestelde industriestandaard toe te passen of je eigen standaard te gebruiken. U kunt ook de ROI van evenementen meten met Pocket Planner, wat u tijd bespaart en u werk uit handen neemt. Door de Pocket Planner te gebruiken voor berekeningen, houdt u tijd over om andere aspecten van het evenement nog beter uit te werken. Wanneer u meerdere taken tegelijkertijd uitvoert, hoeft u slechts één account aan te maken voor al uw gegevens, zodat u deze gemakkelijk kunt raadplegen. De standaard evenementduur voor Pocket Planner is één uur, maar u kunt nu evenementen tot 24 uur beheren.
Bizzabo
Bizzabo is niet voor niets populair. Het biedt alles wat je nodig hebt voor een succesvol evenement en heeft bovendien een gebruiksvriendelijke interface. Met Bizzabo kun je alles doen wat met evenementbeheer te maken heeft. Je kunt je evenementwebsite ontwerpen, e-mails versturen en ook je contacten beheren. Je kunt deze app gebruiken om interactie te creëren, gepersonaliseerde informatie van de deelnemers te verzamelen en hen op de hoogte te houden. Het was aanvankelijk erg moeilijk om de ROI van evenementen te verhogen, maar met Bizzabo gaat dit nu moeiteloos. Je kunt evenementgegevens meten en analyseren om de gebruikersbetrokkenheid te optimaliseren.
Evenementen zijn de plek waar mensen netwerken en zowel hun sociale als professionele profiel uitbouwen. Met Bizzabo kunt u uw bezoekers een unieke netwerkmogelijkheid bieden. U kunt hen de mogelijkheid bieden om één-op-één berichten uit te wisselen en zelfs integratie met sociale media aanbieden. De aanpasbare gebruikerservaring van Bizzabo maakt het tot een van de best beoordeelde apps voor evenementenbeheer. De app is ontworpen om een maximale betrokkenheid te stimuleren via live-enquêtes en een live-community. Daarnaast stelt het evenementbezoekers in staat om met partners en sponsors te communiceren, waardoor het rendement voor partners wordt vergroot.
Eventbrite
Eventbrite is een app voor evenementenbeheer die elke evenementenorganisator zou moeten hebben om snel registraties en kaartverkoop te regelen. Met Eventbrite kun je een online registratiepagina maken die is geoptimaliseerd voor mobiele apparaten, en direct beginnen met de kaartverkoop. De app bevat ook ingebouwde tools voor het delen via sociale media en het promoten van evenementen, waarmee je je evenement kunt laten groeien. Je kunt je evenement ook laten groeien door gebruik te maken van de kopers van Eventbrite-tickets, of door je tickets op je eigen website te verkopen.
Eventbrite maakt eenvoudig verkoopbeheer mogelijk, omdat je 24 uur per dag en 7 dagen per week vanaf elk apparaat toegang hebt tot de gegevens van het evenement. Evenementmanagers die Eventbrite gebruiken, kunnen moeiteloos uitnodigingen versturen en RSVP's bijhouden. Aangezien lange wachtrijen deelnemers ontmoedigen, is het scannen van tickets met deze app een snelle manier om het incheckproces te laten verlopen. Na afloop van het evenement biedt het u ook uitgebreide rapporten om het succes van het evenement te evalueren. De kosten zijn iets hoger dan bij andere evenementenbeheer-apps van hetzelfde niveau, maar de effectiviteit in het bieden van een betere ervaring bij de ticketverkoop is ongeëvenaard.
Cvent
Cvent is een van de populairste apps voor online evenementenbeheer. De app is gebruiksvriendelijk omdat hij de meeste taken op het gebied van evenementenbeheer automatiseert, zodat u alles via één portaal kunt regelen. Daarnaast biedt de app mogelijkheden voor marketingcampagnes waarmee u het aantal deelnemers kunt vergroten. Deze online software voor evenementenbeheer draagt bij aan uw succes dankzij de 24/7 klantenservice en krachtige rapportagemogelijkheden.
Cvent regelt alles, van het zoeken naar een locatie in het begin tot de rapportage na afloop van het evenement. U kunt een evenementwebsite maken en online registratie en betaling aanbieden. Met Cvent kunt u ook een locatie vinden en de zitplaatsindeling regelen. Met Cvent kunt u de betrokkenheid van uw deelnemers effectief vergroten door gepersonaliseerde inhoud te versturen om nuttige informatie te verzamelen. Cvent maakt contactbeheer eenvoudiger dankzij het ingebouwde adresboek. Net als andere eersteklas apps voor evenementenbeheer stelt het u in staat om het succes van evenementen te meten via de nauwkeurige rapportagefuncties en enquêtemogelijkheden.
Superplanner
Super Planner is een bekroonde app voor evenementenbeheer, vooral bekend om zijn krachtige rekenfuncties. Het is een van de beste apps voor evenementenbeheer die je kunt gebruiken bij het organiseren van een evenement, zelfs met een beperkt budget. Super Planner wordt gebruikt om te berekenen hoeveel je aan elke onderdeel moet toewijzen zonder het budget te overschrijden. De app bevat speciale rekenmodules voor het schatten van onder andere het benodigde aantal medewerkers, de capaciteit van de locatie en de grootte van de dansvloer.
Met deze app bent u perfect toegerust om zowel zakelijke als sociale evenementen en bijeenkomsten succesvol te organiseren. Een te volle locatie of een tekort aan drankjes kan behoorlijk gênant zijn, en daarom is Super Planner er. De app helpt evenementenmanagers bij de planning van eten en drinken, het beheer van de capaciteit en de audiovisuele opstelling. Dit zorgt ervoor dat alle betrokkenen een betere ervaring hebben tijdens het evenement, in vergelijking met handmatige planning.
